Gráficos en Excel

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

Actividad 

1. En descargar el siguiente archivo y resolverlo.

Actividad para descargar

Saludos  

Excel

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Podemos decir que una hoja de cálculo esta dividió en filas y columnas y la intersección de ambas se le conoce como celdas.

En Excel tendremos varios menús algunos son muy parecidos a los de Wrod como es el caso del menu inicio o insertar. Nosotros como caso de estudio solo nos enfocaremos en estos temas referente a Excel: 

1. Tablas Dinamicas

2. Graficos

3.  Formulas. 

Esta entrada hablaremos de las tablas dinamicas.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para  poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.  Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Ahora lo haremos en Excel.

Este archivo contiene el numero de llamadas realizadas en un conmutador, queremos saber cuantas llamadas realizo cada extensión por dia. 

Paso 1

Vamos al menú Insertar damos click en tabla dinámica, y después aparecerá el cuadro crear una nueva tabla dinámica, donde nos aseguramos que estén seleccionados los datos que usaremos y que la tabla se abrirá en una nueva ventana. 

Paso 2

Lo que tendremos sera un cuadro llamado listas de campo de tabla dinámica del lado derecho y del lado izquierdo nuestra área para trabajar nuestra tabla dinámica. Lo primero sera arrastrar de la lista el campo que ira en las filas y a las columnas. 

Paso 3

Arrastramos en medio los datos que deseamos resumir que son los números de telefoneo, en mi caso sumo los números y yo quiero que solo los cuente por eso voy a donde esta mis valores y le doy en la fecha que desplegara un meniu que dice configuración de campos de valores y en ves de sumar le doy contar(Esto te sirve por si tienes que resumir en sumas, promedios o solo contar). 

Paso 4

Ahora ya quedo lista nuestra tabla dinámica.

Actividades

1. Descargar el archivo de excel que se encuentra en la liga de abajo y haz una tabla dinámica que muestre el gasto mensual por departamento.

Archivo de Excel 

2. Deja un comentario donde menciones  como te pueden ayudar las tablas dinámicas en tus actividades laborales.

Saludos

Manejo de imágenes en Word 2010

Las imágenes nos permitirán ilustrar los documentos que en donde necesitamos describir gráficamente una situación.

En el menú Insertar encontraremos la opción Ilustraciones y hay 5 opciones que son:

Imágenes prediseñadas son imágenes cargadas por Office.

Formas nos muestra figuras que puedes usar dentro de tu texto.

SmartArt, te servirá para el uso de procesos, jerarquías etc.

Grafico mostrara tendencias, este será visto cuando entremos a Excel.

Captura toma una foto de tu pantalla en la computadora.

Imagen: Esta opción nos permite insertar un archivo de imagen. Cuando le des click a esta opción aparecerá una ventana donde tendrás que elegir la imagen a usar dentro de tus carpetas. Tambien puede insertar una imagen copiándola desde internet o imprimiendo pantalla.

Cuando se inserte una imagen de archivo activara un nuevo menú Formato:

La primera opción quitar fondo nos permitirá quitar el fondo de una imagen

En la opción de Ajustar permite agregar más brillo, nitidez, color o efectos a una imagen.

Estilo de imagen permite establecer marcos y estilos a tus imágenes.

La opción de Organizar nos ayudara a mejorar la ubicación de la imagen dentro del texto.

En posición nos ayudara a indicar la posición dentro del texto. Ajustar Texto ayuda a como usaremos la imagen en el texto es decir arriba, abajo o encuadro al texto.

En Tamaño en esta opción aparte de indicar el tamaño que quieres para tu imagen, te permite recortar la imagen  la forma que quieras.

Actividades

1. ¿Te gustaría viajar a algún estado de nuestro país? Quiero que nos compartas con fotos y texto el porque quieres ir ahí y que atracciones turísticas tiene.

2. Haz una investigación de Smart Art y da un ejemplo de como aplica a tu carrera.

Saludos y hasta la próxima.